Advertisement

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية و الثانوية

تخطيط أعمال السكرتارية الأولية و الثانوية


+ عددي -2- من فوائد التخطيط :
1- يساعد التخطيط لأعمال السكرتارية على وضوح الرؤيا بتحديد الأهداف العامة التي سيقوم السكرتير بتحقيقها وتنفيذها .
2- تساعد خطة السكرتير على الاعداد المسبق للمعدات واللوازم والقرطاسيه وغيرها من الوسائل التي
تستحق الاهداف بواسطتها.

+ عددي انواع التخطيط :
1- تخطيط سنوي(خطه سنويه) .
2- تخطيط شهري(خطه شهريه) .
3- تخطيط اسبوعي(خطه اسبوعيه) .
4- تخطيط يومي(خطة يوميه) .

+ ما هو التخطيط السنوي (التخطيط طيل الاجل): مع ذكر مثال
بما ان السكرتير يقوم بانجاز المهمات الروتينيهة والمتعلقة بتفصيلات العمل فان التخطيط السنوي يعتبرهو التخطيط طويل الاجل بالنسبه لاعما السكرتاريه.
1- اعداد البطقات للمناسبات القومية والدينيه الاعياد الرسميه .
2- الاعداد لاجتماعات الهيئه العامه للمساهمين.
3- الاعداد لتقارير الموظفين السنويه.

+ عددي -2- من مقاومات الخطه السنويه للسكرتير :
1- أن توضع بشكل خطوط عريضة دون الخوض في التفصيلات .
2- أن تشمل الأعمال التي يتطلب انجازها مدة طويلة سنة مثلا .

+ عددي -2- من فوائد التخطيط السنوي طويل الأجل لأعمال السكرتير :
1- يصلح التخطيط السنوي للسكرتير للأعمال التي يتطلب انجازها مدة طويلة .
2- يصلح التخطيط السنوي للأعمال التي تحتاج الى استقرار وعدم تغير مستمر على فترات قصيرة خاصة الاجراءات والعليمات والنماذج وغيرة .

+ عددي محاذير التخطيط السنوي طويل الاجل لاعمال السكرتير :
1- عدم المرونة في الخطة السنوية وصعوبة مواجهة الظروف الطارئة وغير المتوقعة .
2- لا يصلح التخطيط السنوي للأعمال التي يتطلب انجازها مدة قصيرة شهرية أو أسبوعية .

+ تحدثي عن التخطيط الشهري للسكرتير مع ذكر مثال واحد
تتضمن الخطة الشهرية تصورا عاما لسير العمل خلال شهر معين ويعتبر التخطيط الشهري أكثر تفصيلا من التخطيط السنوي وقد تكون الخطة الشهرية جزء من الخطة السنوية بحيث تقسم الخطة السنوية الى اثنتي عشرة خطة شهرية .
* اصدار نشرات شهرية حول الأنباء التي تتعلق بالمشروع أو المؤسسة .
* الاعداد لاجتماع مجلس الادارة الشهري .
* اعداد الاحصاءات الشهرية .

+ عددي -2- من فوائد التخطيط الشهري :
1- يتميز التخطيط الشهري بانه أكثر مرونة من التخطيط السنوي بحيث يمكن تعديل الخطة بشكل أسهل .
2- تعتبر الخطة الشهرية تفصيلا للخطة السنوية .
3- تصلح الخطة الشهرية للأعمال الدورية الشهرية .

+ عددي محاذئر التخطيط الشهري :
لايصلح التخطيط الشهرى للاعمال التي يتم انجازها بشكل اسبوعي أو يومي كما لاتصلح للاعمال التي يتطلب انجازها مدة سنة أو اكثر .

+ تحدثي عن التخطيط الأسبوعي مع ذكر مثال
تعتبر الخطة الاسبوعي متوسطة الاجل لأنها تجمع بين مزاي الخطة السنوية طويلة الاجل ومزاي الخطة اليومية قصيرة لاجل .
ومن الامثيلة على الخطة الاسبوعية للسكرتير مايلي:
* الاعداد للاجتماعات الدورية الأسبوعية للمدير مع الموظفين أو أعضاء مجلس الادارة .
* وضع النشرات الأسبوعية في متناول الموظفين أو المدير .

+ عددي-2- من فوائد التخطيط الأسبوعي لأعمال السكرتير :
1- يصلح للأعمال التي تمتاز بالتفصيل أكثر من التخطيط السنوي والشهري و التي تحتاج ألى أسبوع لانجازها .
2- تجمع الخطة الأسبوعية بين مزايا الخطة القصيرة اليومية ومزايا الخطة الطويلة السنوية وتتجنب عيوبهما .

محاذير التخطيط الأسبوعي :
لا تصلح الخطة الأسبوعية للأعمال التي تحتاج الى مدة طويلة لكي يتم انجازها مثل : تجديد تصميم النماذج و غيرها .

+ تحدثي عن التخطيط اليومي للسكرتير مع ذكر مثال
تعتبر الخظة اليومية قصيرة الأجل مرونة أكثر من الخطط السنوية والشهرية و الأسبوعية فالخطة اليومية هي أفضل الخطط لمرجهة الأحداث الطارئة وللأعمال التي يحتاج تنفيذها يوما واحدا.
1- ان عدم وضع خطة يومية للأعمال الروتينية يجعل هذة الأعمال عرضة للنسيان .
2- أن وضع خطة للأعمال غير الروتينية تعتمد اعتمادا كليا على مدي ما تحتاجه الاعمال الروتينية من وقت وجهد .
3- يعتبر العمل الرتيني جزءا لا يتجزأ من الخطة الاسبوعية أو السنوية وهي ترجمة تفصيلية للخطة السنوية أو الأسنوية .

+ عددي مقومات التخطيط اليومي للسكرتير :
يقسم السكرتير أعماله اليومية الى مجموعات حسب أولوية انجازها والخطة اليوميه للسكرتير تتضمن الأعمال التالي :
1- الأعمال التي تجب انجازها :
* التأكد من نظافة المكاتب والآلة الكاتبة.
* اعداد مكتب المدير ومكتب السكرتير وتزويد المكاتب بما يلزم من قرطاسية.
2- الأعمال التي ستنجز :
* اعداد جداول الأعمال للأجتماع.
* طرح عطاء شراء قرطاسية .
3- الأعمال التي يمكن (يحتمل) انجازها مثل :
* الاعداد والمراجعة للمذكرات الدوارة لاعادة طباعة ما يلزم بعد اجراءالتعديلات الضرورية .
* تفريغ بعض الاحصائيات .

+ عددي -2- من فوائد التخطيط اليومي :
1- يعتبر التخطيط اليومي من أقصر أنواع التخطيط زمنا لذلك كانت الخطة اليومية من أكثر الخطط مرونة وتجاوبا مع ما يطرأ على أعمال السكرتير من تغيرات لظروف عمل المدير .
2- يعتبر التخطيط اليومي من أفضل أنواع التخطيط لمواجهة الظروف القاهرة غيرالمتوقعة .

+ عددي -2- من محاذير التخطيط اليومي :
1- لايصلح للأعمال التي تتطلب انجازها مدة أكثر من يوم.
2- لايصلح للأعمال التي تحتاج الى استقرار في الأساليب التي يتم انجازها بها .
3- لايصلح للأعمال التي تتطلب الاعداد المسبق للمواد والتجهيزات والأثاث وغيرها .














المحاضرة : الرابعة عنوانها : الاتصالات عددها : 2
+ عرفي الاتصال :-
عرفه ليادند بروان : هو عملية نقل وتلقي الحقائق والآراء والشعور وطرق الأداء بوساطة رموز من شخص لآخر .


+ عددي طرق الاتصال :
+ عددي -2- من فوائد الاتصال على مستوى داخلي :-
1- تسهيل عملية الحصول على المعلومات 2- تسهيل عملية الحصول على الآراء
3- تسهيل عملية الترابط والتنسيق

+ عددي -2- من فوائد الاتصال المستوى الخارجي :-

1- تعريف المجتمع التي تعمل بها . 2- ترويح سلعها وخدماتها
3- تلقي ردود الفعل من البيئة التي يعمل بها

+ عددي عناصر الاتصال عناصر :
1- المرسل : هو الشخص الذي يبدأ عملية الاتصال عادة وقد يكون رئيسا أو مرؤوسا أي لديه شيئ ما يريد توصيله لأنه لديه الدافع لذلك .
2- الرسالة : هي عبارة عن مجموعة أفكار أو معاني أو معتقدات التي تتضمنها مادة الاتصال فقد تكون أمرا أو أرشادا أو اقتراحا .
3- المستقبل : فهو الشخص سواء كان رئيسا أو مرؤوسا شخصا عاديا أو معنويا أو كان مجموعة من الأشخاص الذين يريد المرسل أن ينقل إليهم الرسالة .
4- قناة الاتصال أو الوسيط الناقل : وهي التي يتم بواسطتها نقل مادة الاتصال قد تكون شفهية أو غير ذلك .
5- التنفيذية العكسية : هي نتيجة الاتصال ودى فهم المستقبل لمادة الاتصال واستيعاب المعنى .
6- التشويش : هي العوامل التي تدخل بين المرسل والمستقبل أثناء نقل الرسالة .

+ عرفي المرسل :
هو الشخص الذي يبدأ عملية الاتصال عادة وقد يكون رئيسا أو مرؤوسا أي لديه شيئ ما يريد توصيله لأنه لديه الدافع لذلك
+ عرفي الرسالة :
هي عبارة عن مجموعة أفكار أو معاني أو معتقدات التي تتضمنها مادة الاتصال فقد تكون أمرا أو أرشادا أو اقتراحا .
+ عرفي المستقبل :
فهو الشخص سواء كان رئيسا أو مرؤوسا شخصا عاديا أو معنويا أو كان مجموعة من الأشخاص الذين يريد المرسل أن ينقل إليهم الرسالة .
+ عرفي قناة الاتصال أو الوسيط الناقل :
وهي التي يتم بواسطتها نقل مادة الاتصال قد تكون شفهية أو غير ذلك .
+ عرفي التنفيذية العكسية :
هي نتيجة الاتصال ودى فهم المستقبل لمادة الاتصال واستيعاب المعنى .
+ عرفي التشويش :
هي العوامل التي تدخل بين المرسل والمستقبل أثناء نقل الرسالة

+ عددي أنواع الاتصال : مع ذكر التفرعات :

1- الاتصال من حيث طبيعة الاتصال : اتصالات رسمية ، اتصالات غير رسمية
2- الاتصال من حيث الاتجاه : أ) اتصالات صاعدة ب) اتصالات هابطة ج) اتصالات أفقية د) اتصالات قطرية
3- الاتصال من حيث المكان : أ) اتصالات داخلية ب) اتصالات خارجية

+ عددي الطرق والوسائل في الاتصال الداخلي مع ذكر الامثله

1- الاتصال المباشر :- أ) الاجتماعات ب) المقابلات الشخصية ج) الندوات
2- الاتصال غير المباشر : أ) التعاميم ب) المذكرة ج) الهاتف د) المراسلون هـ) تلبرننز

+ عددي أهداف الاتصال الداخلي المباشر ، الغير مباشر :
أ) إنجاز الأعمال بالسرعة
ب) تقوية العلاقات الإنسانية داخل المكتب ج) تساعد على وجود تفاهم متبادل بين الإدارة والموظفين

+ عددي وسائل وطرق الاتصال الخارجي : مع ذكر الامثله
أ) الاتصال المباشر ب) الاتصال غير المباشر
1- الاتصال المباشر: أ) المؤتمرات ب) اجتماعات دولية
2- الاتصال غير المباشر : أ) الرسائل ب) البرقيات ج) التلفون د) التلكس هـ) المبعوث الشخصي

+ عددي أهداف الاتصال الخارجي :
أ) إيجاد تفاعل بناء بين المؤسسة والمجتمع ب) تعمل على الترويح والرعاية
ج) إستغلال الاتصال لإيجاد فرص متعددة د) تعمل على اللحاق بركب التقدم والتطوير

+ عددي خصائص الاتصال :
أ) السرعة ب) وضوح الرسالة ج) التكلفة د) السرية هـ) المسافة و) مستوى العاملين
ز) الشمولية ي) توفر المعلومات

+ عددي معوقات الاتصال :
1- معوقات العمل : أ) الجانب المادي ب) الجانب الاجتماعي ج) الجانب الثقافي د) الجانب النفسي
هـ) طبيعة العمل و) بيئة العمل

+ عددي -2- معوقات تتعلق بالعاملين :
أ) عدم وجود مقياس للعمل ب) اختلاف القول عن الفعل ج) اختلاف الدوافع

+ عددي -2- معوقات تتعلق بالإدارة :
أ) اختلاف أنماط القيادة الإدارية ب) عدم ملائمة التنظيم ج) ضعف القيادات

+ عددي -2- معوقات البيئة :
مثل نوعية المكاتب وطريقة معوقات والآلات الموفرة لها تأثير على العمل والعاملين

+ عددي أنواع الاتصالات :
أ) الاتصال الرسمي ب) اتثال رأسي هابط ج) اتصال رأسي صاعد د) الاتصال الأفقي

+ عددي -2- من أنواع الاتصال
: أ) اتصال كتابي ب) اتصال شفهي ج) اتصال الكتروني

+ عددي -2- من انواع الاتصال الشفوي :
أ) الكلمات والألفاظ ب) الصوت ج) تعبيرات الوجه وحركات الجسد

أولا : الكلمات في الاتصال : واجب على السكرتير الطبي أن يختار الكلمات والألفاظ المناسبة .
ثانيا : الاتصال بالصوت : يشمل عوامل كثيرة منها نبرة الصوت ودرجة الارتفاع
ثالثا : الاتصال عن طريق تعبيرات الوجه وحركات الجسد : تشمل جميع أعضاء الوجه والجسد

* من أخلاقيات الاتصال اللفظي : أ) من أخلاقيات السكرتير الجيد اشتراك المريض في الحوار .
ب) إزالة المعوقات الخارجية .
ج) التأكد من أن للمريض الحق في الخصوصية .